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2021年幹事総会について
                                2021年5月25日 改訂
 2021年同窓会幹事総会は、新型コロナ感染症対策のため、多くの制約がありますが、下記を熟読の上参加希望者は、同封はがきにてご連絡下さい。なお、日時・場所や入場制限については、感染状況により変更される可能性があります。参加希望の方はホームページを都度ご確認下さい。

1.日時・場所
2021年7月10日(土)17:50~19:15で、場所は松沢まちづくりセンター(松沢区民集会所)4F体育室です。(開始時刻が、会報紙やハガキと異なっていますが、区施設借用の抽選結果ですので、ご了承下さい)。住所は世田谷区赤堤5-31-5です。

2.入場制限
 コロナ対策で、入場者数に制限があります。制限の内容は区の指示によりますが、同窓会としては、参加者の安全・安心を第一優先のため、部屋の定員54名の半数以下の27名以下で開催することを現段階では考えています。

3.参加者希望は返信ハガキのみに限定します。
 参加希望者の把握と、当日の混乱を避けるためにも参加希望の場合は、返信用ハガキで、氏名、参加資格(期代表幹事orオブザーバー?)、連絡先電話番号、メールアドレスを明記の上、6月23日必着で投函下さい。その後の変更等の連絡のため、電話かメールアドレスのいずれかは必ずを記入お願いします。どちらの記入もない場合は、連絡ができないので参加希望がないと見なします。
 参加資格は参加希望者が定員を上回った場合に、絞り込みの判断に使わせていただきます。また、会則変更という大切な会ですので、公正を期すためにも、期代表幹事は各学年1人にさせていただきます。複数の方が同一学年の期代表幹事でエントリーされた場合は、同窓会から連絡し、1人に絞り込んでいただきます。当日になっても1人に絞り込めない場合は、その学年では期代表幹事は選任されていないとみなします。
 ハガキで申し込みをしていない方は、いかなる理由があろうとも、入場はお断りします。

4.入場は期代表幹事を優先させます。
 コロナ対策で、時間内で議事を終了させる必要がありますので、当日の議場での質問やご意見は期代表幹事を優先させ、期代表幹事の方は入場が出来るようにします。
入場の優先順位は、①現役員(会長、副会長、常任幹事)、期代表幹事、②次期常任幹事候補、③現会計監査、④オブザーバーの中で、期で人数が偏在しないように選定された人とします。現状では7月3日(土)までにメールか電話で会場への入場の可否をご連絡する予定です。なお、議決権を有するのは、現行会則により会場に出席している現会長、現副会長、現常任幹事、現会計監査、期代表幹事とします。

 5.インターネットでの中継を予定しています。
 定員の関係で参加をお断りしたオブザーバーや、コロナ感染リスク回避のため、会場での参加が難しい方はインターネットでの視聴をお願いする予定です。インターネット経由では、進行の関係上質問やご意見を伺うことが出来ない場合がありますのであらかじめご了承下さい。インターネットでの参加希望の方は、ハガキの出席、欠席欄には出席を〇で囲み、その下にインターネット参加希望と書いて下さい。参加の具体的方法は、個別にご連絡します。なおインターネットの接続が不良の場合でも、それを理由に議事を遅延させることはしません。なお、館内のWifをインターネット中継で利用しますので通信量確保のため、会場では館内のWifiの利用を遠慮願います。

6.会場でのチェック
 入口では、来場者が許可された会員かどうかのチェックを行い、体調に問題ないかを聞いた上で、検温と手指の消毒を実施します。37.5℃以上の方は入場をお断りします。またマスクは入場から退場まで、発言の最中も、ずっと着用下さい。指示に従わなかった場合は、直ちに退場をお願いします。なお、ワクチン接種の有無を聞くことはありません。また、会場の席での飲食は禁止としますが、脱水症予防のため、後部の飲水所でペットボトルでの飲水はOKです。密にならないように注意し、飲水所での会話は厳禁です。

7.筆記用具の持参と受領配布物の持ち帰りをお願いします。
 入口で、会場への提出用の書類に氏名を記入していただきますので、必ず筆記用具を持参して下さい。また、当日会場で配布された書類は必ず持ち帰って下さい。また自分で持ち込んだペットボトルは空になった場合でも必ず持ち帰ってください。

8.議事の効率化についてお願いします。
 長時間の会議は、それだけ感染のリスクが増えますので、議事は効率的に行うようにします。参加希望者からの質問は可能な限りあらかじめいただき、回答を用意したいと思います。なお、すべての議案の審議が終了した場合は、時間前でも幹事総会を終了し、会場から撤収します。

9.幹事総会終了後について
 懇親会はありません。また、体育室を現状復帰する必要がありますので、役員以外は終了後会場に残らないでください。

10.保健当局への協力
 万が一、参加者から感染者が出た場合は、保健当局の指示に従い、参加者氏名及び連絡先等保健当局への情報提供に積極的に協力します。これは個人情報の漏えいとは考えませんので、当局への協力に疑義がある方は参加を見合わせて下さい。

11.会場が使用禁止になった場合の対応
 会場の当日の使用が禁止になった場合は、会場変更・方法・日程変更を決定し、参加予定者に連絡いたします。今年度の幹事総会を中止することはありません。

12.本件に関する質問は、同窓会会長メールドレス
   president@matchu-dousou.web5.jp
 宛に、件名の「幹事総会質問」
 本文に氏名、期、メールアドレス及び質問内容でお知らせください。
なお、@matchu-dousou.web5.jp からの受信がエラ
ーにならないようにメールの設定をお願いします。i
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最終更新日 2021年5月25日