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同窓会運営方針の刷新について

会長 小野澤健(20期)

日頃より同窓会の運営につきまして、会員の皆様にご協力を頂きましてありがとうございます。

2020年2月より猛威を振るい始めた新型コロナウイルスにより、社会活動が自粛・制約され、まだ収束が見えない状況が続いています。

会員皆様方におかれましても大変な状況ですが、健康でいることが何よりと存じます。

さて、同窓会も再生をして23年経ちますが、社会状況の変化に対応をする事が困難になってきています。困難な状況というのは、おおむね下記の通りです。

   同窓会組織の根幹をなす、期代表幹事制度が実質機能せず崩壊状態である。

2017年5月からの個人情報保護法の改定により、卒業生の個人情報入手が困難になり、情報提供者数が減少している。そのため転居等による住所不明者を含め名簿保管数が減少している。

また、年会費納入金額が横ばいで会報紙の発行時の郵送料値上がり等があり、財政がひっ迫し、他の活動にも資金的な支障がある。

   上記に関連して、従来卒業生から提供して頂いた年会費(現:協賛金)も減少している。

   再生時に活躍をした諸先輩の高齢化並びに執行部の担い手が不足している。

以上困難な現状があり、今後も持続して同窓会が活動していくためには、ITの活用も含め活動方針を大幅に見直す必要があり、それに合わせて同窓会会則の変更を提案します。

 

詳細をご覧頂きたく思います。

今後とも同窓会活動にご理解とご支援をお願い致します。

 

1.幹事総会の廃止と評議会設置について

 同窓会は、各学年の同期会が活動し、同期会の代表幹事により人事・予算・活動方針を決定するように制度設計されて来ましたが、多くの学年で学年全体をカバーする同期会活動が行われず、幹事総会に出席する代表幹事の選任も行われないようになりました。

 過去の代表幹事に問い合わせても現在の代表幹事が不明という回答が殆どです。特に、40代以下の学年においては、今後同期会を立ち上げて代表幹事を選任するのは、ほぼ不可能なのではないかと思われます。

 このままでは、役員(会長、副会長、常任幹事)の活動をチェック出来なくなります。

このため、役員やそれをチェックする者は、同期会から選出という方式ではなく、「同窓会活動そのものや、同窓会活動をチェックすることに関わりたい」という意思を持った会員から直接選んでいく方式に変更します。

 議決機関として「幹事総会」を廃止して、「評議会」を設置し、また活動をチェックするメンバーを新たに「評議員」とします。評議員は、各年齢層の意見を反映するために、年齢層別で2~3名の定員制で構成します。選任の方法は、各年代層で自薦、他薦の方同士で話合っていただき、各年代層で定員を超えた場合は最終的には常任幹事会で決定します。最終決定機関としての評議会は、常任幹事会メンバー(執行部)とそれをチェックする評議員で構成されます。

 なお、評議員の応募や推薦は、ホームページで受付し、調整を経て評議会までに常任幹事会で決定します。なお、制度改訂の2021年に限り、旧制度最後の幹事総会で規約の改訂の承認を経て、幹事総会から2か月程度で評議員を決定します。

 また、常任幹事会メンバーの増員については、希望者の常任幹事会へのオブザーバー参加やリモートでの参加も試みていきます。

 

2.会報紙送付対象の絞り込み

 現在の同窓会会則では、住所がわかっている会員に会報紙を郵送することになっていますが、2020年度では、総支出の98%を占め、印刷代で51%、郵送代45%となっています。2020年度は同期会やホームカミングデーが中止になり、単年度の収支は黒字でしたが、今後赤字になるのは確実です。現在、送付会員数では45%60歳代以上の方が80%以上を負担しています。ただ、80歳以上になると納入者数が年毎に減少しますので、収入の急激な落ち込みも避けられません。また、卒業する3年生から集めていた協賛金も個人情報保護法改正前のほぼ100%から現在は40%弱に落ち込んでいます。